Descripteurs

3 Univers Utilisateurs et 4 composants clés

Les trois catégories de systèmes dédiés à des ressources informationnelles, présentées brièvement dans un précédent billet, renvoient à trois grands Univers Utilisateurs que l'on peut présenter suivant les 4 mêmes composantes-clés.  

Bien sûr cette catégorisation comme toute catégorisation a ses limites. Les Univers représentés sont fortement centrés sur le(s) Pilote(s) du dispositif, plus que sur les utilisateurs des ressources mises à disposition au sein de chacun de ces univers. Car c'est peu ou prou, le même utilisateur (final) qui se trouve dans l'obligation de se ballader d'un univers à un autre, en se déconnectant de son activité pour re-situer son besoin et ses attentes par rapport au système proposé. Ce n'est pas l'analyse de la tâche de l'utilisateur qui guide nos pas - les spécialistes de l'expérience utilisateurs comme ils se nomment aujourd'hui, ne sont pas encore bien présents dans nos contrées documentaires.

Cette catégorisation, sans grande originalité, reflète une certaine réalité historique. Mais avec toutes ses limites, elle se veut avant tout pratique. Elle me sert :

• à observer et analyser le terrain, à discuter avec différents acteurs. Cette grille est très utile pour se promener dans les dispositifs et les systèmes terminologiques des uns et des autres. J'ai un thésaurus en tête construit pas à pas depuis 30 ans, qui tient compte des contextes culturels de chacun ! 
  • Par exemple quand le Système de Services [3] parle de "production", il ne s'agit pas de la "production" du Système de production [1] justement.
  • Quant au [2], il fait souvent fi de tout ce qui est utile aux producteurs en [1] pour travailler mais qui ne rentrerait pas dans son propre univers : les fameux "drafts", "work in progress" ou documents de projet, souvent traduits en document de travail ou pire brouillon ! (un retour d'expérience d'une jeune archiviste au Québec). 

• à étudier les outils et les fonctionnalités proposées, à fouiller dans les salons professionnels à la recherche de nouveautés, à orienter ma veille principalement technologique,..

Cette catégorisation sera également exploitée à l'avenir pour présenter des expériences, projets ou systèmes sur ce blogue.

Sur slideshare

Mes trois catégories de systèmes de ressources informationnelles (RI)

A l'approche des salons Solutions Intranet&Collaboration et Documation, j'avais envie de revenir sur la carte (mentale) que j'utilise pour choisir les salons et m'y balader ....

J'utilise une grille que je structure depuis 2000 en trois parties. Cette séparation s'est construite avec le temps et semble se renforcer avec le développement ces dernières années, du phénomène "management" (à tout va) et de ce que l'on appelle le "patrimonial".

1. A la source de tout : les systèmes de production de ressources informationnelles (RI) et de gestion de cette production

Ces systèmes viennent en soutien de tout un chacun dans ses activités quotidiennes : production d'information en support de son activité ou au coeur même de son activité, utilisation en lecture ou exploitation au fil de ses activités, tâches de gestion, ....pour soi-même ou pour un collectif qui peut être limité à une unité, à un projet.

Tout n'est pas toujours (bien) soutenu par l'informatique loin de là, et de ce que je vois dans certaines PME et ailleurs ce serait presque mieux, tant l'informatique coince les rouages plutôt que de les fluidifier ;-)

Mais avec ou sans informatique, tous ces acteurs suivent des règles de production, de capitalisation et de gestion des connaissances propres à leurs environnements professionnels.

Ces flux sont avant tout des flux ... de production d'information et non de gestion sauf celle qui est utile à la gestion de l'activité...Pas de gestion d'information pour le plaisir ! Cette production sera pour partie utilisée dans le deuxième type de système puis dans le troisième. Ces systèmes d'information et tout les appareillages méthodologiques ou techniques qui leur sont dédiés sont - ou plutôt devraient être - centrés sur le soutien aux "auteurs" (workers) pour leurs activités de production (work) et de gestion de la production en proximité.

Mes sujets (topics) de prédilection pour ces SI de production : production documentaire structurée (numérique) avec de nouveaux outillages comme les wikis / éditique, KM, dispositifs de travail de groupe, management de projets, systèmes de veille.

2. Les systèmes de gouvernance (au niveau global)

A ces systèmes et ces règles de production de ressources, centrés sur les activités, s'articulent ou plutôt se greffent voire s'empilent des règles venues du monde du management - de gestion comptable, de qualité, des archives et de la documentation (les moins contraignantes en fait !), et plus récemment des règles liées aux risques puis celles du RM - et là c'est plutôt le stress du coffre-fort (électronique bien sûr) et de la sécurité à tout crin...

Le développement de la société de l'information numérique a généré des flux en production mais aussi en gestion difficiles à maîtriser d'une part parce que principes et méthodes restent encore fortement attachés aux pratiques "d'avant" mais aussi parce que les règles de management, faites en général sans grande prise en compte de la réalité terrain et surtout de ses évolutions (les pratiques changent), contraignent fortement tout un chacun dans son travail quotidien ("La société malade de la gestion" ), envahissant ce travail de production humaine de ressources.

Ce que l'on note en regardant un salon comme Documation, c'est que le système de production devient un peu le parent pauvre de nos réflexions, celles-ci se focalisant sur la gestion  (voir la liste des thèmes de Documation) !! Et c'est un documentaliste qui vous le dit ;-).

Mes sujets (topics) de prédilection pour ces SI de gouvernance : là j'avoue que sur ce type de systèmes, que je connais bien par ailleurs, je n'attends rien de particulier pour 2011...

3. Les systèmes de gestion/distribution de RI produites

Cette catégorie devrait être scindée en deux : entre d'une part les dispositifs patrimoniaux et les dispositifs de services, les premiers ayant tendance à valoriser les collections au détriment des services justement. Gardons les ensemble pour le moment.

De nombreux dispositifs  (musées, archives, bibliothèques ou centres documentaires, mais aussi associations diveses ayant une fonction d'information / communication, et timidement les éditeurs) adoptent une orientation technique  "GEIDE" - gestion électronique d'information et de documents existants (attention aux terminologies... Les systèmes sont pensés ici sans auteur incarné. On s'approprie des ressources (que l'on sélectionne), on gère des collections, on les manipule (parfois), pour rendre des services. Ou plutôt pour le moment, l'accent est mis sur le capital qiu est mis "simplement" à disposition.

On retrouve toujours les termes de "production" et "gestion", mais ici le terme "production" renvoie non pas à la production de la matière première, mais à celle de la base elle-même - qui bien sûr à son tour devient de la matière première pour d'autres ;-)

Encore aujourd'hui 10 ans après le début de la frénésie de la dématérialisation (terme absolument incroyable !), la situation est plutôt encore à la constitution de gros dépôts avec, il faut le noter, un frémissement pour le versant "services". Des efforts ont été faits entre 1998 et 2008 avec les fameux portails documentaires proposant des espaces personnalisés aux utilisateurs. Mais restant encore majoritairement centrés sur la "notice bibliographique" et sur la gestion de collections de ressources à travers une collection de notices, cela laissait peu de marge de manoeuvre pour offrir une place de choix aux utilisateurs. Pour beaucoup de ces dispositifs, le problème majeur aujourd'hui est la reprise des fonds antérieurs pour les mettre sous des formats qui en permettraient des usages riches en aval. 

Mais les choses bougent !

Mes sujets (topics) de prédilection pour ces SI de services : toujours en toile de fonds, les moteurs et les portails.

L'aspect ergonomie / ergonomie cognitive autour des documents numériques et de leur exploitation, thèmatique aujourd'hui absolument indispensable, est toujours totalement absent d'un salon comme Documation entièrement piloté par des sociétés d'informatique (Microsoft en tête)

Des précisions sur le billet suivant.