Comment utiliser les blogues pour la diffusion de dossiers documentaires ?

Après avoir évoquer  les blogues (Catégories : Blogues) ou les dossiers documentaires (Catégories : Dossiers doc. numériques) en particulier les liens dans les dossiers documentaires, nous souhaitons aborder l'utilisation des blogues pour la diffusion de dossiers documentaires.
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S'il existe des différences entre outils blogues, il est nécessaire également de distinguer les dossiers documentaires sur le plan des usages.
Sans entrer dans les détails d'une typologie des dossiers documentaires - sur laquelle nous pourrions revenir ultérieurement - nous proposons dans cette note, de distinguer deux contextes d'usage précis. Nous reprenons pour cela la typologie proposée par les auteurs de l'ouvrage paru dans les Editions de l'ADBS, en 1994 (donc avant le déploiement du Web et des blogues) sur les dossiers documentaires (*1).

Une distinction importante est opérée par les auteurs entre dossier "outil" et dossier "produit" :

• Les dossiers "outil" sont à destination des professionnels; ils rassemblent toute information sur un sujet et sont peu organisés ; ils constituent souvent un préalable à des dossiers dits "produits"

• Les dossiers "produit" sont établis sur mesure pour un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs. Ceux-ci nécessitent un travail de définition précis du sujet et du produit (territoire thématique, type d'information, support, couverture géographique/linguistique...). En général, il est structuré autour d'une synthèse et des documents et/ou références et/ou sources exploités, classés selon un plan de classement. La définition fournie dans l'ouvrage précise que ce dossier est fourni suite à une demande ponctuel : il est donc "clôt" dans une version d'origine, l'utilisateur pouvant toutefois demander des précisions ou une réactualisation ultérieure. De nombreuses unités documentaires proposent également des mises à jour périodiques et régulières de ces dossiers.
     

Et les blogues ...

Les outils blogues peuvent facilement être exploiter pour des dossiers "outil" rassemblant un ensemble de documents et d'information capitalisés au fil des recherches documentaires des professionnels de l'infodoc. Cette solution est d'autant plus pertinente si ce travail de collecte s'effectue à plusieurs et à distance : le blogue représente un "plus" par rapport à la une grande chemise (pas même cartonnées!) où sont rassemblés les documents.
Question complémentaire : Dans ce cas, quels seraient l'intérêt d'un blogue en lieu et place d'un espace de stockage comme un logiciel de travail de groupe "simple" comme YahooGroups ?

Dans le cas de dossiers "produit", l'aspect ponctuel (version unique) de ce produit documentaire ne semble pas adapté aux fonctions de base des blogues (et à son esprit) qui privilégient la diffusion au fil de l'eau d'informations nouvelles selon un ordre chronologique.
Par contre, en tant qu'espace de capitalisation, structuré et accessible à distance, les blogues peuvent être également exploités dans ce contexte.

Nous avons précédemment évoqué les cas où les dossiers sont maintenus régulièrement, et font alors l'objet de mises-à-jour.
Comment organiser l'information dans un blogue pour conserver l'unité du dossier, sa cohérence, tout en intégrant de nouvelles données ... ?

La notion de mise à jour des dossiers documentaire et sa traduction dans un blogue

Une des fonctions de base des blogues est la publication (très) régulière d'informations nouvelles, selon un ordre antéchronologique, chaque nouvelle information reléguant aux "archives" les précédentes. Ce système met en avant la dernière information publiée, accumulant par strates chronologiques des "messages" (articles, billets...) relativement autonomes et pouvant être partiellement redondants les uns par rapport aux autres.

Quel sens cela peut-il avoir pour un dossier documentaire ?

Dans un dossier faisant le point sur une question technique (Par exemple, un dossier thématique de l'INRS - www.inrs.fr ou du Cereq - www.cereq.fr) ou d'actualité (La Documentation Française - http://www.ladocumentationfrancaise.fr/dossier_actualite/index.shtml), l'objectif est de rassembler des informations et documents sur une période plus ou moins longue puis de traiter ce corpus en établissant en général une synthèse (*2), pour faciliter la prise en main de ce thème par le lecteur.

Le dossier "produit" est alors établi sous la forme d'une synthèse structurée renvoyant à des sources documentaires utilisées et présentées dans le dossier. Le dossier est alors mis à jour selon des règles variables : informations nouvelles dans le secteur, besoins de l'utilisateur sur un point complémentaire, rythme établi a priori par l'unité documentaire ou plus globalement responsable de la publication, pour une relecture et mise à jour ...
Même si les règles sont variables, le rythme de cette mise à jour reste assez faible en comparaison de la logique "quasi-quotidienne" des modifications sur les blogues (sauf pour des dossiers d'actualités).

Surtout, les mises à jour peuvent intervenir sur des données déjà présentes (mises à jour de chiffres, précisions,...). Il ne s'agit pas toujours d'informations nouvelles à ajouter aux autres, par empilement, mais de données qui doivent être comparées puis agrégées aux autres en produisant le plus souvent, une modification d'un paragraphe ou d'un chapitre, parfois la création d'un nouveau paragraphe ou d'un chapitre dans le dossier.

Sur ce plan - activités intellectuelles d'agrégation et de synthèse - le blogue n'apporte rien de particulier. Il offre de façon assez simple, la possibilité de modifier des messages préexistants.
Par contre, étant très orientés "diffusion", ces outils n'intègrent pas de fonction de gestion des versions. Ce travail - lié à l'organisation de la production du dossier documentaire - restera donc manuel avec ces outils. Il est toutefois possible d'exploiter les fonctions d'export dans les blogues, de tout ou partie des messages, qui permettent l'archivage d'une version au temps T avant remplacement par une nouvelle version. Il est bien sûr conseiller de noter sur le blogue les dates de mise-à-jour de chacun des messages.

Comment utiliser les catégories des blogues pour classer les documents ?

Les catégories d'un blogue peuvent être assimilées aisément aux différents chapitres d'un dossier documentaire, et comme pour tout dossier numérique, les liens dynamiques (internes ou externes au blogue) sont exploités pour établir des relations vers les différentes ressources rassemblées au sein du dossier.

Les limites actuelles portent sur certaines fonctionnalités spécifiques :

• le nombre de catégories que l'on peut attribuer à un document : seuls quelques outils blogues proposent le multiclassement
• la plus ou moins grande facilité de mise à jour des catégories elles-mêmes :
     
  • Par exemple, certains outils suppriment les documents lorsque ceux-ci sont dans la catégorie à supprimer. Cela oblige donc à déplacer lesdits documents avant de supprimer la catégorie (mais non de la renommer)
          
  • Ou encore pour modifier l'ordre de ces catégories, il faut supprimer puis recréer les catégories.

• (à ma connaissance) il n'est pas possible aujourd'hui de créer des sous-catégories, ce qui limite fortement l'amplitude des thèmes traités par le dossier !
     

Sur ces points en particulier (mais peut-être en ai-je oublié ?), il est important d'étudier les outils blogues proposés.

Quelles sont alors les informations diffusées dans la partie centrale d'un blogue ?

La partie centrale d'un blogue regroupe les messages les plus récents. Quel sens cela a-t-il pour les dossiers documentaires ?

Il serait possible d'envisager une offre légèrement différente de celle proposée classiquement et d'associer, complémentairement au dossier documentaire (synthèse+sources documentaires exploitées), des informations d'actualité qui seraient alors diffusées suivant les règles des blogues.

Pour un dossier technique comme ceux proposés par l'Inrs ou le Cereq par exemple, on pourrait envisager :

• une information "presse" sur les nouvelles éditions des enquêtes dès parution de celles-ci et avant traitement
• la diffusion par exemple de cas juridiques ou de retours d'expériences
     
• les annonces des mises à jour des dossiers complémentaires référencés dans le dossier lui-même
• ...
   

On voit ici qu'il serait possible d'exploiter l'approche "information d'actualité" des blogues, en l'associant à une information de synthèse sur le thème du dossier.
Mais les parties du dossier pour lesquelles la logique de diffusion au fil de l'eau et de parution dans la partie centrale du blogue n'ont pas de sens et présentées dans cette partie centrale, doivent pouvoir être classés directement dans les catégories sans parution. Cette fonctionnalité existe dans certains outils blogues.

Alors que dire de cette possibilité : les utilisateurs devraient apprécier ! Pour les professionnels, cela se traduira par d'autres sources à organiser et traiter et probablement une autre organisation à trouver !!

A suivre
SD

Annexe : Le point sur les fonctionnalités d'un blogue nécessaires à la diffusion de dossiers documentaires

 

• multiclassement des documents

 

• souplesse de gestion des catégories

 

• autorisation de publication sans diffusion  (fonction différente de l'option brouillon qui ne rend pas le message visible aux lecteurs)

 
(*1) Le dossier documentaire : conception, réalisation, valorisation / Viviane Couzinet, Patricia Huvilier, Paul-Dominique Pomart, Dominique Velten. ADBS Editions, 1994
(*2) Pour de plus amples informations sur cette fonction de synthèse des dossiers, voir l'ouvrage paru aux éditions de l'ADBS : La synthèse : produit documentaire et méthode pédagogique / Agnès Caron, en collaboration avec Arlette Boulogne, ADBS Editions, 1997 (tableau p.40-42)

Comments

[Rédigé par: Dalbin]

Salut clotilde
Ravie de te savoir en ligne...

Concernant ton message :
1.
Je ne crois pas qu'il faille dire "pas de documents joints", cela dépendra uniquement des droits associés.
De plus, sur un point particulier du dossier, on peut envisager de faire une synthèse adhoc en fichier joint (ou encore rajouter des tableaux ou graphiques en fichiers joints).

2.
Le principe de la synthèse est, me semble-t-il, le principe même d'un dossier doc (qui n'est pas qu'un regroupement de documents).

A ce sujet, as tu regardé le dossier que j'ai expérimenté sur "la nouvelle immatriculation des véhicules" (intéressant, non ?) - http://dossierdoc.typepad.com/immatriculation/

En définitive, après test, discussion avec les uns et les autres et réflexions, je pense qu'il faut le monter autrement que ce que j'ai fait.
Au lieu d'établir une synthèse dans un seul message (ce qui est apparemment trop lourd pour une plateforme de blogue, et difficile à rédiger), je pense que les catégories doivent correspondre à chacune des parties principales de la synthèse ; une dernière catégorie contiendrait au fil de l'eau les "news".
Périodiquement (périodicité à annoncer officiellement), ces news seraient réintégrées dans le dossier, en modifiant comme il convient la synthèse ou plutôt chacune des parties de la synthèse.

Alors qu'aujourd'hui j'ai fait une seule catégorie pour la synthèse dans sa globalité, et les autres catégories contiennent sur tel ou tel sujet, des news ou commentaires...
Ce qui ne veut pas dire de proposer la synthèse dans sa globalité en fichier joint PDF...

Toi qu'en penses--tu ?

(Ps : En mars je compte refaire ce dossier selon ce nouveau schéma organisationnel)

3.
Fonctionnellement on peut ajouter des fichiers joints à chaque message, du moins avec un grand nombre de plateformes commerciales.
C'est essentiellement une question d'abonnement et donc de volume de stockage autorisé.

4.
Je trouve que la possibilité de commentaires est sympathique, et pourrait en fonction du sujet être bien exploité, y compris par et avec des utilisateurs en entreprises.

5.
Je n'ai fait absolument aucune pub sur ce blogue "dossiers doc", et sur l'exemple sur la nouvelle immatriculation des véhicules. Mais tu peux diffuser largement l'info à ceux/celles que ce sujet intéresse ! plus il y aura d'expérimentation, mieux ce sera pour évaluer les limites et avantages.

A bientôt
Sylvie

Sylvie Dalbin
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[Rédigé par: Clotilde Vaissaire]

Salut Sylvie, et bravo pour cette initiative.
Cette idée d'utiliser un blog pour faire un dossier doc me plaît bien, et j'ai bien envie d'essayer à mon tour. Mais cela pose un réel pb sur les droits d'auteur : je résume donc pour vérifier que nous sommes bien en phase : pas de documents joints, juste soit des synthèses de document avec citation de la source, soit un lien clairement référencé vers la page du document (à condition qu'il soit en libre accès). Tu parles d'une biblio accessible en format pdf, comment la joins tu à un message ?
Je vois un avantage direct : la mise à jour très régulière du dossier doc en question avec ajout d'infos récentes et désherbage. Mais cela nécessite effectivement un gros travail de surveillance des liens (et donc nécessité d'acquérir un logiciel adéquat ?)

Bon je m'y mets et je te tiens au courant de ma production.